GESTION: ES UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES QUE CONDICEN A UN LOGRO O UN DESEO
CORRESPONDENCIA: ES UN MEDIO DE COMUNICASION QUE SE USA PARA DAR O RECIBIR CARTAS.
INTERNA:ES UN DOCUMENTO QUE ESTA DENTRO DE UN ARCHIVO
EXTERNO: ES UN DOCUMENTO QUE ESTA FUERA DE UN ARCHIVO
VIGENTE: ES UN DOCUMENTO QUE TODAVIA ESTA EN USO
MUERTO: ES UN DOCUMENTO QUE YA EXPIRO O NO ES VALIDO.
ENSEGUIDA DE ESO VIMOS
LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO:archivo se coloca informacion avria por letra nombre y apellido ,,otros opciones se consigue mas facilmente las cosas asi.
LOS TIPOS DE ARCHIVOS:
ARCHIVOS DE GESTION:SON LOS QUE ESTAN EN UNA OFICINA
ARCHIVOS CENTRALES:SON LOS QUE PASAN A UN DEPOSITO
ARCHIVOS HISTORICOS:SON LOS QUE NO ESTAN EN USO PERO SON IMPORTANES
DIVISION Y SUBDIVISION DE ARCHIVOS:
1 POR SU ORGANIZACION:
-ARCHIVOS CENTRALES
-ARCHIVOS LOCALES
2POR SUS ASUNTOS
-ARCHIVOS GENERALES
-ARCHIVOS PARCIALES
3POR LA DOCUMENTACION QUE CONTIENE
-ARCHIVOS OFICIALES
-ARCHIVOS ESPECIALES
-ARCHIVOS PARCIALES
4 POR SU DESTINO
-ARCHIVOS PUBLICOS
-ARCHIVOS PRIVADOS
-ARCHIVOS SECRETOS
GESTION EN LA DOCUMENTACION RECIBIDA:
TELMEX: ES PARA NOTIFICAR EL MONTO A PAGAR PARA PODER SEGUIR ISFRUTANDO DEL CONTRATO. TAMBIEN SIRVE PARA PRESENTARLO EN CUALQUIER LUGAR DONDE TE PIDAN UN COMPROVANTE DE DOMICILIO.
RECIBO DE LUZ: PRIMERO RECIBIMOS EL DOCUMENTO DESPUES CUANDO ES LA HORA DE PAGARLO VAMOS A DEPOSITAR EL DINERO PARA QUE NO NOS CORTEN LA LUZ.
LA ARCHIVISTICA:
DESDE LA ANTIGUEDAD EXISTEN LOS ARCHIVEROS, DESDE MUCHO ANTES SE GUARDABAN LOS ARCHIVEROS
LA PALABRA ARCHIVO PROVIENE DE LOS GRIEGOS.
"METODOS PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS"
SE DIVIDEN EN 3 TIPOS DE ARCHIVOS:
ACTIVO: EL QUE CONSERVA CADA DEPENDENCIA POR EL TRANSCURSO DEL AÑO
SEMIACTIVO: EL QUE CONSERVA EL ARCHIVO GENERAL Y DE ACUERDO A UNAS TABLAS UPILICOS DE RETENCION PODRA IRSE NUEVAMENTE.
INACTIVO O HISTORICO: ESTA CONSTITUIDO POR AQUELLOS DOCUMENTOS DE CARACTER PERMANENTE, DADA SU RELEVANCIA.
BASES PARA ORGANIZAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO
1 CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE ARCHIVO
2 CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS DE APOYO
3 DESCRIPSION
SISTEMA DE ARCHIVOS:
ARCHIVO ALFABETICO: Un archvo cuyos documentos están ordenados alfabeticamente, es decir de acuerdo al abecedario; partiendo por la "A" y terminando por la "Z"
ARCHIVO GEOGRAFICO: expediente integrado en documentos clasificado segun la c.d. estado o pais.
ARCHIVO POR ASUNTO: se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.
ARCHIVO CRONOLOGICO: los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas indican, año, mes y dia.
SISTEMA INDIRECTO DE ARCHIVO: son aquellos que para utilizar requieren de un catalogo o registro.
ARCHIVO NUMERICO: los expedientes se ordenan por numero pregresivo.
DERIVADOS DE UN SISTEMA NUMERICO SIMPLE: aqui se utiliza la serie natural de los numeros como cada elemento principal.
NUMERICO MIXTO: es la combinacion del sistemaalfabetico y el sistema numerico, es decir que estan mezclados.
DUPLEX NUMERICO: es el que divide los números en dos o mas partes separadas por un guion, espacio o coma.
SISTEMA UNITERMINO: se crea tarjeta para cada descriptor.
SECUENCIA DIDACTICA NO. 2
¿QUE ES UN EXPEDIENTE?
son dato especiales que tienes guardadas en un lugar especial.
¿DONDE SE ELABORA UN EXPEDIENTE?
en un departamento de recursos humanos (RH)
¿CONSIDERAS QUE SON IMPORTANTES LOS EXPEDIENTES?
si por que es donde se almacena toda la informacion de alguien o de algo importante.
DEFINE LO SUIGUIENTE:
EXPEDIENTE: es el conjunto de documentos que corresponde a una determinada cuestion.
CONTROL: se refiere al sistema u oficina que se encarga de verificar que ocurre lo que deberra ocurrir
LEGAJO: conjunto de papeles archivados o reunidos de algun modo que tratan de un mismo tema.
COSTURAS: los documentos deben asegurarse por medio de broches metalicos.
ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS:
Los documentos se ordenan por dos métodos:
a) por rigoroso orden cronológico.
b) por orden lógico de desarrollo.
Se emplean los métodos de escritos o se combinan. Pueden seguirse también dos medios: de adelante hacia atrás
O viceversa de atrás hacia adelante
En el primer caso el documento más antiguo al fondo y el más reciente al frente.
Los documentos se ordenan por dos métodos:
a) por rigoroso orden cronológico.
b) por orden lógico de desarrollo.
Se emplean los métodos de escritos o se combinan. Pueden seguirse también dos medios: de adelante hacia atrás
O viceversa de atrás hacia adelante
En el primer caso el documento más antiguo al fondo y el más reciente al frente.
PRESTAMO DE EXPEDIENTES
Los expedientes se facilitan médiate cedulas de préstamo con firma de él empilado autorizado para la consulta. Con estas cedulas se forma un catalogo con rigoroso orden sistemático (numérico alfabético) para tener la información saber los expedientes prestados.
LA TRASFERENCIA DE LOS EXPEDIENTES
Cuando los expedientes han concluido totalmente su trasmisión deben de enviarse los archivos generales o de concentración o mediante inventarios que contengan:
a) la clasificación de origen
b) el nombre del interesado en el asunto
c) un extracto del contenido
d) número de expedientes legajos y folios
e) lugar para la clasificación topografía
Los expedientes se facilitan médiate cedulas de préstamo con firma de él empilado autorizado para la consulta. Con estas cedulas se forma un catalogo con rigoroso orden sistemático (numérico alfabético) para tener la información saber los expedientes prestados.
LA TRASFERENCIA DE LOS EXPEDIENTES
Cuando los expedientes han concluido totalmente su trasmisión deben de enviarse los archivos generales o de concentración o mediante inventarios que contengan:
a) la clasificación de origen
b) el nombre del interesado en el asunto
c) un extracto del contenido
d) número de expedientes legajos y folios
e) lugar para la clasificación topografía
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